Ansökan till tävlingen måste innehålla (1) ifyllt ansökningsformulär, (2) kort curriculum vitae, (3) för första uttagningen avsedd och för detta ändamål förfärdigad, icke editerad inspelning av ansökaren av CD-format, som bör sändas till den i ansökningsformuläret angivna adressen senast 14.11.2008. Till dem som antagits till tävlingen sänds mer detaljerade instruktioner c. tre veckor efter det ovannämda datumet.

Tävlingsdeltagarna måste betala en deltagaravgift på 100 euro.

Under den internationella orgeltävlingen i Kotka arrangeras konserter och föreläsningar. För tävlingsdeltagarna - även för dem som inte kommer till finalomgången - är deltagande i dessa evenemang gratis. Programmet för orgelveckan utkommer på våren 2009.