Kilpailuun pyrkivien on lähetettävä (1) osanottolomake täytettynä, (2) lyhyt curriculum vitae, (3) nauhakarsintaan tarkoitettu ja edellä ilmoitetun ohjelman sisältävä editoimaton ja tätä kilpailua varten tehty CD-äänite osanottolomakkeessa annettuun osoitteeseen 14.11.2008 mennessä. Esikarsinnan tuloksista ilmoitetaan noin kolmen viikon kuluttua tästä päivämäärästä. Kilpailuun hyväksytyille lähetetään tällöin tarkemmat ohjeet. Kilpailuun hyväksyttyjen on maksettava 100 euron suuruinen osanottomaksu.

Kotkan kansainvälisen urkukilpailun alku- ja loppukilpailun välipäivinä järjestetään konsertteja ja luentoja. Kilpailun osanottajille - myös ensimmäisellä kierroksella karsituille - osanotto näihin on ilmainen. Viikon ohjelma ilmestyy keväällä 2009.